Unijne pieniądze mogą pomóc przedsiębiorcom poprawić warunki pracy, zadbać o zdrowie pracowników i ograniczyć ryzyko wypalenia zawodowego. Dotacja może pokryć niemal całość kosztów, ale nie wystarczy przygotować listy zakupów. Wyjaśniamy, jakie warunki trzeba spełnić, żeby skutecznie ubiegać się o wsparcie.
Urząd Marszałkowski Województwa Łódzkiego uruchomił 12 października 2026 roku nabór wniosków w ramach działania „Zdrowy pracownik”. Na dofinansowanie projektów przeznaczono 18 mln zł, a maksymalny poziom wsparcia wynosi 90 proc. kosztów kwalifikowalnych. Oznacza to, że przedsiębiorca może zrealizować przedsięwzięcie, pokrywając ze środków własnych co najmniej jedną dziesiątą jego kosztów kwalifikowalnych.
Program nie jest jednak tradycyjną dotacją na modernizację biura czy zakup nowych mebli. Jego celem jest ograniczenie zagrożeń zdrowotnych wynikających z wykonywanej pracy. Dlatego przedsiębiorcy będą musieli wykazać, jakie problemy występują w ich zakładach i w jaki sposób planowane wydatki pomogą je rozwiązać.
Dla firm jest to możliwość sfinansowania działań, które mogą poprawić nie tylko komfort pracy, lecz także ograniczyć absencję chorobową, zwiększyć bezpieczeństwo zatrudnionych i przeciwdziałać problemom wynikającym z długotrwałego przeciążenia fizycznego lub psychicznego.
Kto może otrzymać dotację? Również małe firmy
Program jest dostępny dla przedsiębiorstw niezależnie od ich wielkości. O dofinansowanie mogą ubiegać się mikroprzedsiębiorstwa, małe i średnie firmy oraz duże przedsiębiorstwa. Wśród uprawnionych podmiotów znajdują się także jednostki administracji publicznej, uczelnie, instytucje ochrony zdrowia, organizacje społeczne i partnerzy społeczni.
Dla mniejszych przedsiębiorców istotne jest to, że zasady naboru nie ograniczają programu wyłącznie do firm zatrudniających kilkadziesiąt czy kilkaset osób. Wsparcie ma służyć pracodawcom i osobom wykonującym pracę w warunkach negatywnie wpływających na zdrowie.
A co z jednoosobową działalnością gospodarczą?
To jedno z istotnych pytań z perspektywy mikroprzedsiębiorców. Firma prowadzona w formie JDG, która zatrudnia pracowników, może ubiegać się o środki na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorstw, o ile spełnia pozostałe kryteria konkursu.
Więcej wątpliwości dotyczy przedsiębiorcy, który prowadzi działalność samodzielnie i nie zatrudnia żadnych pracowników. Z analizy dokumentacji konkursowej nie wynika jednoznaczne potwierdzenie, że taka osoba może otrzymać dotację wyłącznie na poprawę własnego stanowiska pracy. Jest to wniosek z analizy dostępnych zapisów, a nie oficjalna interpretacja instytucji prowadzącej nabór.
Dlatego przedsiębiorca prowadzący działalność bez pracowników powinien przed przygotowaniem projektu zwrócić się do Punktu Informacyjnego Funduszy Europejskich i uzyskać potwierdzenie swojej sytuacji.
Na co można przeznaczyć dofinansowanie?
Katalog możliwych wydatków jest szeroki. Obejmuje zarówno zakup wyposażenia, jak i usługi zdrowotne, szkolenia oraz działania związane z organizacją pracy. Wszystkie muszą odpowiadać na zagrożenia zidentyfikowane u konkretnego pracodawcy.
Przykładowo firma, której pracownicy przez wiele godzin wykonują obowiązki przy komputerach, może przygotować projekt dotyczący ograniczenia dolegliwości układu mięśniowo-szkieletowego. Może on obejmować zakup ergonomicznego wyposażenia, dodatkową profilaktykę oraz edukację dotyczącą prawidłowych nawyków podczas pracy.
W przedsiębiorstwie produkcyjnym problemem mogą być powtarzalne ruchy, wymuszona pozycja ciała czy przeciążenia fizyczne. W takim przypadku projekt powinien koncentrować się na ograniczeniu właśnie tych zagrożeń.
Z kolei w firmach usługowych, w których pracownicy są narażeni na długotrwały stres i dużą presję związaną z obsługą klientów, uzasadnione mogą być działania dotyczące zdrowia psychicznego, przeciwdziałania wypaleniu zawodowemu i organizacji pracy.
W każdym przypadku punktem wyjścia musi być diagnoza. Samo przekonanie pracodawcy, że nowe wyposażenie poprawi komfort pracy, nie wystarczy.
Pierwszy krok: diagnoza zdrowotna pracowników
To najważniejszy etap przygotowania wniosku. Przedsiębiorca musi przeanalizować warunki pracy, wskazać występujące zagrożenia i przedstawić uzasadnienie planowanych działań.
Organizator naboru wymaga pogłębionej diagnozy dotyczącej konkretnego zakładu pracy i osób przewidzianych do objęcia wsparciem. Nie wystarczy standardowa ocena ryzyka zawodowego ani ogólne opracowanie opisujące problemy zdrowotne charakterystyczne dla danej branży.
Diagnoza powinna obejmować między innymi charakterystykę firmy, strukturę zatrudnienia, identyfikację stanowisk pracy obciążających zdrowie, analizę czynników szkodliwych i uciążliwych oraz uzasadnienie proponowanych działań.
Zasady naboru przewidują, że diagnoza powinna opierać się na aktualnych danych, w miarę ich dostępności nie starszych niż 18 miesięcy przed ogłoszeniem konkursu. Musi również zostać zatwierdzona przez wnioskodawcę lub pracodawcę. Dokument należy udostępnić instytucji prowadzącej nabór na jej wezwanie.
Istotne jest także wykorzystanie danych z map potrzeb zdrowotnych lub Bazy Analiz Systemowych i Wdrożeniowych Ministerstwa Zdrowia, odpowiednich do tematyki projektu.
W praktyce oznacza to, że firma nie powinna rozpoczynać przygotowań od sporządzania kosztorysu. Najpierw trzeba ustalić, jakie problemy zdrowotne występują w zakładzie i co jest ich przyczyną.
Jeżeli przykładowo przedsiębiorstwo zatrudnia 20 pracowników biurowych, z których część zgłasza dolegliwości kręgosłupa, samo takie stwierdzenie nie stanowi jeszcze pełnej diagnozy. Należy przeanalizować między innymi organizację stanowisk, długość pracy siedzącej, obciążenia układu ruchu oraz potrzeby osób, które mają zostać objęte projektem.
Dopiero na tej podstawie można określić, czy rozwiązaniem będą nowe biurka i fotele, działania profilaktyczne, edukacja zdrowotna czy połączenie kilku form wsparcia.
Drugi krok: przygotowanie programu, a nie listy zakupów
Po przeprowadzeniu diagnozy przedsiębiorca powinien zaplanować działania odpowiadające na stwierdzone problemy. Projekt musi mieć charakter kompleksowy.
Jeżeli w firmie występują problemy z kręgosłupem związane z wielogodzinną pracą siedzącą, przedsięwzięcie nie powinno sprowadzać się wyłącznie do wymiany foteli. Może również obejmować edukację zdrowotną i odpowiednio dobrane działania profilaktyczne.
Podobnie w przedsiębiorstwie, którego pracownicy są narażeni na przewlekły stres, samo zorganizowanie jednorazowego szkolenia nie musi odpowiadać skali problemu. Projekt powinien wynikać z diagnozy i obejmować działania, które rzeczywiście pozwolą ograniczyć rozpoznane zagrożenia.
Każde przedsięwzięcie musi obejmować poszerzanie wiedzy pracowników na temat zdrowotnych czynników ryzyka oraz działania prewencyjne lub naprawcze dotyczące zagrożeń występujących w zakładzie pracy.
Najważniejsza zasada jest prosta: najpierw przedsiębiorca wskazuje problem zdrowotny, następnie dobiera działania, a dopiero na końcu określa, jakie wyposażenie i usługi będą potrzebne.
Tak przygotowany projekt pozwala również łatwiej uzasadnić koszty i wykazać, dlaczego poszczególne wydatki są niezbędne.
Trzeci krok: sprawdzenie ograniczeń. Nie wszystko można kupić za dotację
Jednym z najważniejszych warunków konkursu jest ograniczenie dotyczące finansowania wyposażenia stanowisk pracy.
Łączny udział wydatków na środki trwałe, niskocenne rzeczowe składniki majątku trwałego, meble i wyposażenie stanowisk pracy nie może przekroczyć 30 proc. wartości projektu.
Dla przedsiębiorcy ma to bardzo konkretne znaczenie. Jeśli przygotuje projekt o wartości 100 tys. zł, na wymienione kategorie wydatków może przeznaczyć maksymalnie 30 tys. zł. Pozostała część budżetu musi obejmować inne kwalifikowalne działania, takie jak odpowiednio uzasadniona profilaktyka, edukacja zdrowotna czy usługi przewidziane w projekcie. Limit zawsze wynosi 30 proc. wartości projektu.
Nie oznacza to jednak, że każdy zakup mieszczący się w limicie zostanie automatycznie zaakceptowany. Wyposażenie musi wynikać z diagnozy i służyć ograniczeniu zidentyfikowanych zagrożeń.
Dokumentacja konkursowa wyklucza ponadto finansowanie podstawowych obowiązków pracodawcy wynikających z przepisów BHP i obowiązkowej medycyny pracy. Zakupione wyposażenie musi zapewniać standard wyższy od wymaganego prawem albo – jeśli dany standard nie został określony – w sposób uzasadniony poprawiać ergonomię pracy.
Nie można również finansować karnetów sportowych, karnetów na basen, zajęć aktywności fizycznej poza miejscem pracy, sprzętu sportowego dla pracowników ani usług trenera personalnego.
W przypadku konsultacji ze specjalistami, takimi jak psycholog, fizjoterapeuta czy dietetyk, dokumentacja określa warunki dotyczące ich edukacyjnego i profilaktycznego charakteru oraz ograniczenia liczby świadczeń przypadających na uczestnika.
Przedsiębiorca powinien więc szczegółowo sprawdzić kwalifikowalność planowanych kosztów jeszcze przed przygotowaniem ostatecznego budżetu. W przeciwnym razie może się okazać, że część zakupów lub usług będzie musiał sfinansować samodzielnie.
Czwarty krok: sprawdzenie możliwości finansowych firmy
Samo spełnienie warunków dotyczących zdrowia pracowników nie wystarczy. Przedsiębiorca musi również wykazać odpowiedni potencjał finansowy do realizacji projektu.
Zgodnie z kryteriami konkursu obrót firmy za jeden wybrany spośród trzech ostatnich zatwierdzonych lat obrotowych lub kalendarzowych musi wynosić co najmniej 75 proc. średnich rocznych wydatków planowanego projektu.
Przykładowo, jeśli przedsiębiorca chce zrealizować w ciągu roku projekt o wartości 200 tys. zł, powinien wykazać obrót wynoszący przynajmniej 150 tys. zł w jednym z lat uwzględnianych przy ocenie.
Przy przedsięwzięciu o wartości 400 tys. zł, realizowanym przez dwa lata i zakładającym średnie roczne wydatki na poziomie 200 tys. zł, wymagany obrót również wyniesie co najmniej 150 tys. zł.
Oznacza to, że nie zawsze decyduje całkowita wartość przedsięwzięcia. Znaczenie ma również okres jego realizacji i wynikająca z niego średnia roczna wartość wydatków.
Na potrzeby tego kryterium obrót rozumiany jest jako suma przychodów ze sprzedaży netto, pozostałych przychodów operacyjnych i przychodów finansowych. Kryterium nie dotyczy projektów, w których wnioskodawcą jest jednostka sektora finansów publicznych.
Dla małych przedsiębiorstw jest to jeden z warunków, które warto sprawdzić jeszcze przed poniesieniem kosztów przygotowania projektu. Pozwoli to ocenić, czy planowana skala przedsięwzięcia odpowiada możliwościom finansowym firmy.
Piąty krok: obliczenie dotacji i wkładu własnego
Program przewiduje dofinansowanie sięgające 90 proc. wydatków kwalifikowalnych. Na wsparcie składają się środki Europejskiego Funduszu Społecznego Plus oraz budżetu państwa.
W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca może zrealizować projekt o wartości 100 tys. zł kosztów kwalifikowalnych, otrzymując maksymalnie 90 tys. zł dotacji. Minimalny wkład własny wyniesie wtedy 10 tys. zł.
W przypadku przedsięwzięcia za 300 tys. zł możliwe dofinansowanie wynosi maksymalnie 270 tys. zł, a wymagany wkład własny co najmniej 30 tys. zł.
Poniższe wyliczenia pokazują przykładowe wartości projektów i możliwe dofinansowanie przy maksymalnym poziomie wsparcia.
Są to przykłady zakładające, że cała wskazana wartość projektu stanowi wydatki kwalifikowalne. Jeśli część kosztów nie będzie kwalifikowała się do wsparcia, przedsiębiorca musi zapewnić dodatkowe środki na ich pokrycie.
Istotne jest również zaplanowanie przepływów finansowych. Zasady konkursu dopuszczają zaliczkowanie do wysokości 100 proc. przyznanego dofinansowania, choć szczegółowe warunki wypłaty i rozliczania środków zależą od dokumentów dotyczących danego projektu.
Dlatego jeszcze przed złożeniem wniosku warto sprawdzić nie tylko wysokość możliwej dotacji, ale również realną zdolność firmy do wniesienia wkładu własnego i finansowania wydatków niekwalifikowalnych.
Szósty krok: przygotowanie wniosku i uzasadnienie wydatków
Wniosek powinien pokazywać wyraźny związek pomiędzy warunkami pracy, stwierdzonymi zagrożeniami a proponowanymi rozwiązaniami. Szczególnego znaczenia nabiera uzasadnienie każdego większego wydatku.
Jeżeli przedsiębiorca chce kupić ergonomiczne fotele, powinien opisać, jakie zagrożenie zdrowotne mają ograniczyć, dlaczego obecne wyposażenie nie zapewnia oczekiwanych warunków oraz jakie cechy nowych foteli pozwolą poprawić ergonomię pracy.
W przypadku finansowania dodatkowych badań profilaktycznych trzeba wykazać ich związek z warunkami pracy i ryzykiem występowania określonych chorób.
Z kolei szkolenia dotyczące stresu i wypalenia zawodowego powinny odpowiadać na rzeczywiste potrzeby pracowników wynikające z przeprowadzonej diagnozy.
Przedsiębiorca musi również określić planowane rezultaty projektu, wybrać wymagane wskaźniki i przygotować budżet zgodnie z zasadami konkursu.
W praktyce warto zadbać o to, żeby każdy wydatek miał swoje uzasadnienie w diagnozie, był powiązany z konkretnym działaniem i prowadził do określonego rezultatu.
Jeżeli na przykład firma zamierza objąć wsparciem 30 pracowników, we wniosku powinna pokazać, dlaczego właśnie ta grupa została wybrana, jakie zagrożenia jej dotyczą, jakie działania zostaną przeprowadzone i jakie efekty mają przynieść.
Trzeba również pamiętać o zasadach rozliczania wydatków. Koszty bezpośrednie są rozliczane na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków, natomiast koszty pośrednie według odpowiedniej stawki ryczałtowej.
To oznacza konieczność właściwego dokumentowania realizacji projektu, poniesionych kosztów oraz działań podejmowanych na rzecz pracowników.
Siódmy krok: złożenie wniosku. Gdzie i do kiedy?
Nabór rozpoczął się 12 października 2026 roku o godzinie 15:00. Przedsiębiorcy mają czas na złożenie dokumentów do 30 listopada 2026 roku, do godziny 23:59. Wnioski przyjmowane są wyłącznie elektronicznie za pośrednictwem systemu SOWA EFS. Dokumenty dostarczone w innej formie nie będą rozpatrywane. Konkurs prowadzony jest w ramach działania FELD.08.04 „Zdrowy pracownik”, a jego numer to FELD.08.04-IZ.00-002/26. Instytucja prowadząca nabór planuje ogłoszenie wyników w kwietniu 2027
Przedsiębiorcy mogą skorzystać z pomocy Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich w województwie łódzkim. Informacje o konkursie można uzyskać między innymi pod numerem telefonu 42 663 31 07.
W przypadku problemów technicznych związanych z działaniem aplikacji SOWA urząd wskazuje adres: amiz.feld@lodzkie.pl.
Dokumenty konkursowe oraz szczegółowe warunki naboru są dostępne na oficjalnej stronie Funduszy Europejskich dla Łódzkiego. Wnioski należy składać za pośrednictwem systemu SOWA EFS.
Co zrobić przed złożeniem wniosku?
Firmy zainteresowane pozyskaniem środków powinny rozpocząć od rozpoznania zagrożeń zdrowotnych w swoich zakładach. Następnie warto sprawdzić, czy planowane działania mogą zostać objęte wsparciem, oszacować koszty oraz zweryfikować możliwości finansowe przedsiębiorstwa.
Dopiero na tej podstawie należy przygotować szczegółową diagnozę, program działań, budżet i wniosek o dofinansowanie.
Przygotowanie dokumentacji wymaga czasu, szczególnie jeśli przedsiębiorca nie posiada aktualnej analizy zagrożeń zdrowotnych w miejscu pracy. Nabór trwa do końca listopada, dlatego odkładanie prac na ostatnie dni może utrudnić przygotowanie kompletnego projektu.
Program daje firmom możliwość sfinansowania zmian, które w normalnych warunkach musiałyby opłacić ze środków własnych. Dla części przedsiębiorstw może to oznaczać nie tylko poprawę ergonomii, lecz także szansę na ograniczenie absencji chorobowej, przeciwdziałanie wypaleniu zawodowemu i utrzymanie doświadczonych pracowników w zatrudnieniu.
O wyborze projektów zdecyduje ocena konkursowa. Kluczowe będą jakość przygotowanej diagnozy, zasadność wydatków, zgodność działań z wymaganiami programu i przewidywane efekty zdrowotne.
Weź udział w dyskusji!
Masz opinię, dodatkowy kontekst albo chcesz podzielić się własnym doświadczeniem? Zostaw komentarz pod artykułem.